Se acabó el picar facturas: Automatiza la captura de documentos

En un mundo donde la eficiencia y la precisión son cruciales para el éxito empresarial, la automatización se ha convertido en un aliado indispensable. Una de las áreas que más ha evolucionado gracias a la tecnología es la captura de documentos. Las empresas están dejando atrás los métodos manuales y adoptando soluciones automatizadas que prometen transformar la forma en que manejamos la documentación. Este artículo explora por qué necesitas automatizar la captura de documentos, presenta a Dost, un software diseñado específicamente para esta tarea, explica su funcionamiento y detalla los beneficios de esta tecnología.

¿Por qué necesitas automatizar la captura de documentos?

💸 Eficiencia y ahorro de tiempo

Uno de los principales motivos para automatizar la captura de documentos es la eficiencia. Procesar documentos manualmente consume una cantidad considerable de tiempo, especialmente cuando se trata de grandes volúmenes de datos. La automatización reduce significativamente el tiempo invertido en estas tareas, permitiendo que los empleados se concentren en actividades de mayor valor añadido.

⚠️ Reducción de errores humanos

El trabajo manual siempre está sujeto a errores. Introducir datos incorrectos, omitir información o duplicar registros son fallos comunes que pueden tener consecuencias graves para una empresa. La automatización de la captura de documentos minimiza estos riesgos al garantizar que los datos se capturen y procesen de manera precisa y uniforme.

🔍 Mejora en la organización y acceso a la información

Con la automatización, la información se digitaliza y organiza de forma sistemática, facilitando su acceso y consulta. Esto es crucial para la toma de decisiones rápidas y basadas en datos. Los documentos digitalizados son más fáciles de buscar y recuperar, lo que agiliza los procesos internos y mejora la eficiencia operativa.

🔰 Cumplimiento y seguridad

La gestión adecuada de documentos es esencial para cumplir con las normativas legales y de seguridad. La automatización de la captura de documentos ayuda a mantener un registro preciso y actualizado de todos los documentos, asegurando que se cumplan las regulaciones vigentes y protegiendo la información sensible de la empresa.

Dost: el software creado para automatizar la captura de documentos

¿Qué es Dost?

Dost es una solución innovadora desarrollada específicamente para automatizar la gestión de facturas, albaranes y pedidos. Esto incluye todos los procesos relacionados, desde la captura de documentos, hasta la extracción de datos y la conciliación entre factura, albarán y pedido. En Dost utilizamos tecnología avanzada, todavía más potente que lo que comúnmente se conoce como de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), capaz de aprender de forma autónoma y automática para digitalizar, interpretar y organizar documentos de manera eficiente.

Características principales

• Un 'OCR' evolucionado: Dost puede leer y convertir texto impreso o escrito a mano en datos digitales, permitiendo la captura precisa de información. La integración de Inteligencia Artificial en el software permite, a diferencia de un OCR convencional, que la precisión en la lectura de datos sea de un 100%. Además, el software es capaz de entender, interpretar y aprender de los documentos que procesa, eliminando completamente la necesidad de trabajar con plantillas.
• Integración con sistemas empresariales: Dost se integra fácilmente con otros sistemas de gestión empresarial, como ERP y CRM, facilitando el flujo continuo de información.
• Escalabilidad: Dost es capaz de manejar desde pequeños volúmenes de documentos hasta grandes cantidades, adaptándose a las necesidades de cualquier empresa.
• Interfaz amigable: Diseñado para ser intuitivo y fácil de usar, Dost no requiere conocimientos técnicos avanzados para su operación.

¿Por qué elegir Dost?

Elegir Dost para la automatización de la captura de documentos ofrece múltiples ventajas. No solo es una solución robusta y confiable, sino que también está respaldada por un equipo de soporte técnico que asegura una implementación y operación sin problemas. Además, la constante actualización del software garantiza que siempre estés utilizando la tecnología más avanzada disponible.

🚀 Haz click en este enlace y crea tu primera cuenta gratuita

¿Cómo funciona Dost?

Proceso de captura de documentos

El proceso de captura de documentos con Dost es simple y eficiente. Aquí te explicamos cómo funciona:

1️⃣ Escaneo y digitalización

El primer paso consiste en escanear los documentos físicos. Dost puede manejar una variedad de formatos, incluyendo facturas, recibos, contratos y otros tipos de documentación. Una vez escaneados, los documentos se convierten en imágenes digitales de alta calidad.

2️⃣ Reconocimiento y extracción de datos

Utilizando su avanzada tecnología de Inteligencia Artificial, Dost analiza las imágenes digitales y extrae los datos relevantes. Este proceso incluye el reconocimiento de texto, números y otros elementos específicos del documento, como fechas y códigos.

3️⃣ Validación y verificación

Los datos extraídos se validan automáticamente con el albarán para asegurar su precisión. Dost compara la información con bases de datos internas o externas para verificar su autenticidad y exactitud. Cualquier discrepancia se señala para una revisión manual, si es necesario.

4️⃣ Almacenamiento y organización

Una vez validados, los datos se almacenan en una base de datos centralizada, donde se organizan de manera lógica y accesible. Los documentos digitalizados se indexan para facilitar su búsqueda y recuperación.

5️⃣ Integración y uso

Finalmente, Dost integra los datos con otros sistemas empresariales. Esto permite que la información fluya de manera continua y sin interrupciones entre diferentes departamentos y procesos de la empresa, mejorando la eficiencia operativa.

Casos de uso

Dost puede ser utilizado en una amplia variedad de industrias y escenarios. Algunas aplicaciones comunes incluyen:

• Finanzas y contabilidad:Automatización de la captura de facturas y recibos para la contabilidad y la gestión de gastos.
• Recursos humanos: Digitalización de documentos de empleados, como contratos, evaluaciones y registros de asistencia.
• Logística: Gestión de documentos de envío y recepción para optimizar las operaciones logísticas.
• Sector legal: Digitalización de contratos, acuerdos y otros documentos legales para un acceso rápido y seguro.

Los 5 beneficios de automatizar la captura de documentos

1️⃣ Ahorro de tiempo y recursos

La automatización de la captura de documentos reduce drásticamente el tiempo y los recursos necesarios para procesar grandes volúmenes de información. Las tareas que antes llevaban horas, ahora pueden completarse en minutos, liberando tiempo valioso para que los empleados se enfoquen en actividades más estratégicas.

2️⃣ Precisión y reducción de errores

Al eliminar el factor humano en la entrada de datos, la automatización minimiza los errores comunes asociados con el procesamiento manual. Esto no solo mejora la calidad de los datos, sino que también reduce los costos asociados con la corrección de errores.

3️⃣ Mejora de la productividad

Con la automatización, los empleados ya no tienen que dedicar tiempo a tareas repetitivas y tediosas. Esto no solo aumenta la productividad, sino que también mejora la moral del equipo al permitirles trabajar en proyectos más interesantes y desafiantes.

4️⃣ Acceso rápido y fácil a la información

La digitalización y organización de documentos facilitan el acceso rápido a la información. Esto es crucial para la toma de decisiones informadas y oportunas. Además, la capacidad de buscar y recuperar documentos de manera eficiente mejora significativamente la agilidad operativa.

5️⃣ Cumplimiento normativo y seguridad

La automatización de la captura de documentos ayuda a garantizar que la empresa cumpla con las normativas legales y de seguridad. Al mantener registros precisos y actualizados, se reduce el riesgo de incumplimiento y se mejora la protección de datos sensibles.

Preguntas frecuentes (FAQs) sobre automatización de la captura de documentos

Conclusión

La automatización de la captura de documentos no es solo una tendencia pasajera, sino una necesidad imperante para las empresas modernas que buscan mejorar su eficiencia y precisión. Dost se presenta como una solución robusta y confiable, diseñada específicamente para satisfacer estas necesidades. Con su avanzada tecnología de Inteligencia Artificial, Dost facilita la transformación digital de la gestión documental, ofreciendo beneficios significativos en términos de ahorro de tiempo, reducción de errores, mejora de la productividad, acceso rápido a la información y cumplimiento normativo.

Adoptar Dost para la captura automatizada de documentos es una decisión estratégica que puede transformar la manera en que tu empresa maneja la información, posicionándola para el éxito en un entorno empresarial cada vez más competitivo y dinámico. No más picar facturas manualmente: es hora de automatizar y avanzar hacia un futuro más eficiente y productivo.