Consejos para una correcta digitalización de facturas en tu negocio

La digitalización ha conseguido mejorar la eficiencia de muchos negocios. Sin embargo, ha provocado que aquellos que han resistido a esta tendencia tecnológica se hayan ido quedando obsoletos durante el camino, experimentando más dificultades para lograr la máxima de cualquier empresa: mejorar la eficiencia y la rentabilidad. Uno de los aspectos más relevantes en la administración de un negocio es la correcta gestión de las facturas. La digitalización de facturas no solo optimiza el tiempo y reduce errores, sino que también facilita el acceso a la información y mejora la gestión documental. En este artículo, exploraremos cómo llevar a cabo una digitalización efectiva de tus facturas, las herramientas que pueden facilitar este proceso y algunos errores comunes que debes evitar.

La importancia de digitalizar tus facturas

1️⃣ Eficiencia y ahorro de tiempo

La digitalización de facturas transforma el tedioso proceso de manejo de documentos físicos en un sistema mucho más ágil y eficiente. Al digitalizar tus facturas, puedes automatizar tareas repetitivas como la entrada de datos, lo que libera tiempo valioso para que tu equipo se concentre en actividades más estratégicas. Además, la búsqueda y recuperación de documentos se simplifican enormemente, lo que reduce significativamente el tiempo dedicado a estos procesos.

2️⃣ Mejora en la organización y accesibilidad

Tener tus facturas digitalizadas significa que toda la documentación está almacenada en un formato digital, lo que facilita su organización y clasificación. Con un sistema adecuado, puedes categorizar las facturas por fecha, proveedor, importe, entre otros parámetros. Esto no solo mejora la organización sino que también facilita el acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre y cuando cuentes con una conexión a Internet.

3️⃣ Cumplimiento normativo y seguridad

La digitalización de facturas también juega un papel crucial en el cumplimiento de normativas fiscales y legales. Las legislaciones de muchos países requieren que las facturas sean conservadas por un período determinado y que se mantengan en un formato que garantice su integridad y autenticidad. Al digitalizar tus facturas y utilizarlas a través de sistemas que cumplen con las normativas vigentes, puedes estar seguro de estar cumpliendo con todas las regulaciones aplicables.

4️⃣ Reducción de costos

El almacenamiento físico de facturas implica costos considerables, desde el espacio necesario para archivar los documentos hasta los costos de impresión y mantenimiento. Al optar por la digitalización, estos costos se reducen drásticamente. Además, la automatización de procesos y la eliminación de errores manuales disminuyen los gastos operativos, contribuyendo a una mejor salud financiera de tu negocio.

Pasos para comenzar con la digitalización de facturas

🎯 Evaluar las necesidades y establecer objetivos

Antes de sumergirte en el proceso de digitalización, es fundamental evaluar las necesidades específicas de tu negocio. ¿Qué tipo de facturas manejas? ¿Cuáles son los volúmenes y la frecuencia con la que se generan? Establecer objetivos claros te ayudará a determinar el alcance del proyecto y a seleccionar las herramientas y procesos adecuados.

⚙️ Seleccionar las herramientas adecuadas

La elección de las herramientas correctas es crucial para el éxito de la digitalización de tus facturas. Existen diversas soluciones en el mercado, desde software de gestión documental hasta servicios de digitalización en la nube. Algunos factores a considerar al seleccionar una herramienta son la facilidad de uso, la compatibilidad con otros sistemas, la seguridad de los datos y el soporte técnico.

🧾 Digitalizar las facturas

Una vez que hayas seleccionado las herramientas, es hora de empezar a digitalizar las facturas. Este proceso puede involucrar la digitalización de documentos físicos mediante escáneres de alta calidad o la captura de facturas electrónicas directamente en el sistema. Es importante asegurarte de que las facturas estén legibles y que la calidad de la imagen sea suficiente para facilitar la lectura y el procesamiento automático.

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📥 Integrar con otros sistemas y establecer flujos de trabajo

Para maximizar los beneficios de la digitalización, es fundamental integrar el sistema de gestión de facturas con otros sistemas empresariales, como contabilidad, ERP (Enterprise Resource Planning) y CRM (Customer Relationship Management). Esto permite una automatización completa del flujo de trabajo, desde la recepción de la factura hasta su registro en contabilidad y su pago, reduciendo errores y aumentando la eficiencia.

🤝🏼 Capacitar al personal

La digitalización de facturas también implica cambios en los procesos y herramientas que tu equipo utilizará. Es fundamental proporcionar capacitación adecuada para que todos los empleados comprendan cómo utilizar el nuevo sistema y aprovechen al máximo sus funcionalidades. La formación continua es clave para mantener a tu equipo actualizado y competente en el uso de las nuevas tecnologías.

Herramientas recomendadas para la digitalización de facturas

🤖 Dost

Dost es la evolución inteligente de diferentes herramientas, centralizadas en una única plataforma e hiperautomatizada. Con Dost, podrás automatizar:

✔️ La captura de documentos desde la fuente de datos que utilices (Gmail, Drive, Dropbox, etc).

✔️ La extracción de datos, con una precisión del 100% y capacidad de autoaprendizaje.

✔️ La conciliación entre documentos, así como la detección de discrepancias o fraudes

✔️ Los flujos de aprobación durante todo el ciclo de gestión de facturas.

✔️ La contabilidad al ERP que utilice tu compañía.

🧾 Software de gestión documental

Existen numerosas soluciones de software diseñadas específicamente para la gestión documental, como DocuWare, M-Files o SharePoint. Estos sistemas permiten almacenar, organizar y buscar documentos de manera eficiente. Además, suelen ofrecer funcionalidades avanzadas como la indexación automática, la búsqueda por texto completo y la integración con otros sistemas empresariales.

🔍 Escáneres y software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR)

Para la digitalización de documentos físicos, es esencial contar con escáneres de alta calidad y software de OCR como ABBYY FineReader o Adobe Acrobat DC. Estos programas permiten convertir documentos escaneados en archivos de texto editable, facilitando su procesamiento y almacenamiento digital. La precisión del OCR es crucial para minimizar errores en la captura de datos.

☁️ Servicios en la nube

Los servicios en la nube como Google Drive, Dropbox Business o Microsoft OneDrive ofrecen almacenamiento seguro y accesible desde cualquier lugar. Además, muchos de estos servicios integran funcionalidades de colaboración y automatización que pueden ser muy útiles para la gestión de facturas. Considerar la opción de almacenamiento en la nube también puede facilitar la escalabilidad de tu sistema de gestión documental.

🤖 Herramientas de automatización y AI

La inteligencia artificial y la automatización están revolucionando la digitalización de facturas. Herramientas como Kofax, Rossum o Invoice OCR utilizan algoritmos avanzados para extraer y clasificar automáticamente los datos de las facturas. Estas soluciones no solo mejoran la precisión de la captura de datos, sino que también aceleran el proceso de procesamiento de facturas.

Errores comunes en la digitalización de facturas y cómo evitarlos

1️⃣ Ignorar la calidad de los documentos

Uno de los errores más comunes es digitalizar facturas de baja calidad. Es fundamental asegurarte de que los documentos estén nítidos y legibles antes de escanearlos. Utiliza escáneres de alta resolución y ajusta los parámetros de escaneo para obtener imágenes claras y sin distorsiones. La calidad de los documentos digitales es esencial para la precisión del OCR y la posterior búsqueda de información.

La implementación de Inteligencia Artificial en herramientas como el OCR ha facilitado mucho el reconocimiento de los documentos, indiferentemente de la calidad de éstos. Dost es capaz de reconocer y diferenciar caracteres, independientemente del formato (digital o impreso) o incluso del idioma.

2️⃣ No establecer un sistema de clasificación adecuado

La falta de un sistema de clasificación adecuado puede dificultar la gestión de las facturas digitalizadas. Es importante definir una estructura clara y lógica para organizar los documentos. Puedes utilizar categorías como proveedor, fecha, tipo de factura, entre otros. Esto no solo facilita la búsqueda y recuperación de documentos, sino que también mejora la eficiencia del flujo de trabajo.

Dost es capaz de reconocer automáticamente el tipo de documento que está siendo procesado (factura, albarán o pedido), agilizando la clasificación y liberando al departamento contable de una tarea de poco valor.

3️⃣ Subestimar la capacitación del personal

La digitalización de facturas implica cambios en los procesos y herramientas que tu equipo utilizará. No subestimes la importancia de la capacitación. Proporciona formación adecuada y continua para que tu personal se sienta cómodo y competente con las nuevas tecnologías. La falta de capacitación puede llevar a errores y a una menor eficiencia en el uso del sistema.

4️⃣ No considerar la integración con otros sistemas

La integración de tu sistema de gestión de facturas con otros sistemas empresariales es fundamental para optimizar el flujo de trabajo. Muchos negocios cometen el error de implementar soluciones aisladas que no se comunican entre sí. Asegúrate de elegir herramientas y software que sean compatibles y que puedan integrarse con tu sistema contable, ERP y CRM.

🔍 Descubre las integraciones de Dost

5️⃣ Desatender la seguridad de los datos

La seguridad de los datos es una preocupación crítica en la digitalización de facturas. Es fundamental implementar medidas de seguridad adecuadas, como cifrado, autenticación de usuarios y copias de seguridad periódicas. Además, asegúrate de cumplir con las normativas legales y regulatorias relacionadas con la protección de datos personales y financieros.

Preguntas frecuentes (FAQs) sobre digitalización de facturas

Conclusión

La digitalización de facturas es una inversión estratégica que puede transformar significativamente la gestión de tu negocio. Al implementar un sistema eficiente y bien estructurado, puedes mejorar la organización, reducir costos y asegurar el cumplimiento normativo. Es fundamental evaluar tus necesidades, seleccionar las herramientas adecuadas, capacitar a tu personal y evitar errores comunes para aprovechar al máximo los beneficios de la digitalización. Con estos consejos, estarás en el camino correcto para optimizar la gestión de tus facturas y fortalecer la eficiencia operativa de tu negocio.